Au fait, l’agilité, c’est quoi ?
L’agilité est avant tout un état d’esprit, démocratisé par l’ingénierie logicielle, pour le bon déroulement des projets. Selon le manifeste agile, elle repose sur 4 valeurs majeures :
- Les individus et leurs interactions (plutôt que les processus et les outils) ;
- Des solutions opérationnelles (plutôt qu’une documentation exhaustive) ;
- La collaboration avec les clients (plutôt que des négociations contractuelles) ;
- La réponse au changement (plutôt que le respect d’un plan) ;
Une équipe agile est donc généralement composée de développeurs, mais pas que ! Une équipe agile comprend également :
- un Product Owner (PO) : représente le client dans l’équipe et permet de recentrer les développements autour de ses besoins ;
- un Scrum Master (SM) : facilite le bon fonctionnement de l’équipe au quotidien, à la fois sur les plans administratif, organisationnel et social ;
Cette équipe réunit toutes les personnes pouvant prendre des décisions (organisationnelles, techniques, orientées besoin, …) pour le projet. En limitant les intermédiaires, on gagne en efficacité !
Pour toujours mieux répondre aux besoins du client, l’équipe fonctionne sur des périodes de 3-4 semaines, appelées itérations. Et dans un souci d’amélioration continue, l’équipe se coordonne à travers différents rituels agiles :
- la Planification (Planif) : en début d’itération, pour planifier le travail à accomplir, en se basant sur les besoins identifiés et priorisés par le PO ;
- le Stand-Up Meeting (SUM) : chaque jour, chaque équipier présente en 1-2 minutes ces travaux en cours et prévus. Ce rituel permet de solliciter de l’aide si un point de blocage est soulevé et de se coordonner ;
- la Démonstration (Démo) : à chaque fin d’itération, les développements sont figés et un bilan est réalisé sur l’avancement des travaux. C’est un rituel pour valider que les développements de l’équipe répondent bien aux besoins du client et faire évoluer la réflexion de celui-ci ;
- la Rétrospective (Rétro) : à chaque fin d’itération, chaque équipier s’exprime sur ce qui, selon lui, a bien fonctionné durant l’itération (et serait donc à poursuivre), et ce qui a moins bien fonctionné. En se concentrant sur les « moins bien », l’équipe cherche alors des actions à mettre en place pour améliorer son fonctionnement et son efficacité ;
Notons qu’appliquer ces rituels ne suffit pas pour qu’une équipe soit agile. L’agilité est un état d’esprit, il revient à chaque équipe de trouver son organisation optimale.
L’ancienne organisation du Pôle Agronomie et Modélisation
A itk, le Pôle Agronomie Modélisation (PAM) se compose d’une quinzaine de scientifiques ayant plusieurs spécialisations possibles (agronomie, mathématiques appliquées, programmation scientifique par exemple). Le PAM s’organise en différentes équipes agiles, basées à Clapiers (34) ou Châteaubourg (35). Chaque équipe est constituée de profils complémentaires, où le savoir des un.e.s permet de faire progresser les autres.
Pour mutualiser les développements utiles à plusieurs équipes, une bonne communication est essentielle : la Transversalité est née. Son organisation en 2017 incluait plusieurs rituels :
- La Démo (2h) : chaque mois, présentation par équipe des développements et résultats, les bons (pour partager des méthodes gagnantes) comme les mauvais (pour réfléchir à des solutions à l’échelle du PAM) ;
- La Rétro (2h) : tous les 2 mois, l’équivalent de la Rétro d’équipe mais à l’échelle du PAM ;
- Le Collège (2h) : tous les 2 mois, réunion pour élargir ses connaissances agronomiques, maintenir une veille scientifique et concurrentielle, envisager de nouvelles manières de procéder, organiser les participations à des conférences, échanger avec des extérieurs, etc. ;
- La Session (1h) : chaque semaine, réunion pour assister à la présentation d’une problématique ciblée et approfondie par une équipe :
- parler de méthodo, de sciences, etc. ;
- réfléchir et échanger des idées sur un début de projet ;
- lancer une rétrospective à l’échelle du PAM sur un sujet préalablement soulevé lors de Rétros d’équipe ;
- faire venir un intervenant extérieur ;
- partager des connaissances et pratiques techniques, sous forme de dojo coding par exemple ;
- Le Stand-Up Meeting (SUM) (30min) : chaque semaine, l’équivalent de la SUM d’équipe mais à l’échelle du PAM ;
Parmi les Ateliers Transverses, deux ont une problématique récurrente qui fait d’eux des Ateliers Permanents :
- L’Atelier Technique (1h) : toutes les 2 semaines, réunion sur les problématiques techniques des différentes équipes pour y répondre ;
- L’Atelier Communication (30min) : toutes les 2 semaines, réunion d’organisation pour la rédaction des articles à publier ici-même, sur le Labs.
Les scrum masters du pôle participent également à Parlons Scrum-Mastering (PSM), un rendez-vous bihebdomadaire d’une heure. Cette réunion réunit celles et ceux qui s’intéressent et participent à l’agilité à itk et constitue une communauté de pratiques. L’agilité des différentes équipes et de l’entreprise y est discutée.
Passage à l’échelle et amélioration continue
En 2020, itk dans son entièreté s’est inscrite dans une démarche agile, en adaptant la méthode SAFe à la majorité de ses pôles d’activité. L’enjeu est de synchroniser les activités des différentes équipes, pour mieux coordonner la stratégie d’entreprise. Cette mise à l’échelle de l’agilité s’est accompagnée de nouveaux rituels, dont certains s’apparentaient à ceux déjà en vigueur au PAM. Par ailleurs, l’introduction d’Enablers dans la planification des PI a permis de mieux intégrer les Ateliers Transverses au sein des objectifs du PI.
Ces constats, ajoutés à d’autres retours lors des Rétro Agro, ont mené fin 2021 à une réflexion du PAM autour d’une réorganisation de ses rituels agiles :
- Melting-Pot (1h) : chaque semaine, l’équivalent de la Démo pour une ou deux équipes, avec en plus les retours des Retro d’équipes qui se trouvent pertinents pour le PAM ;
- Prime-Time (1h) : chaque semaine, l’équivalent de la Session ;
- POT (2h) : à chaque fin de PI, session posters pour permettre un temps convivial d’échanges et de discussion en présentiel, entre les équipes de Châteaubourg et Clapiers ;
- Buzz (2h) : à chaque fin de PI, ce rituel permet de maintenir une veille (scientifique, technologique, logicielle, …) en impliquant également les autres pôles de l’entreprise (IT, Bus Dev, Marketing, …) ;
Attention, nous n’avons pas encore fait de POT ni de Buzz, l’histoire nous dira si nous avons eu les yeux plus gros que le ventre ! Nous vous tiendrons au courant de la suite de nos aventures.
Les Ateliers Transverses sont appelés Enablers dans la définition de SAFe. Les deux Ateliers Permanents sont maintenus. Et l’Atelier Agronomie, nouvel Atelier Permanent, a été mis en place pour partager autour de l’agronomie entre les différentes équipes. Le Point Transverse, lui aussi maintenu, permet maintenant de faire le suivi des Enablers et des Ateliers Permanents.
A l’issue d’un PI avec cette nouvelle organisation, nous avons fait le point sur cette nouvelle organisation qui nous a satisfaits, même si nous restons attentifs aux pistes d’amélioration… pour être toujours plus agiles !